Hinweise zur elektronischen Kommunikation
Zugang
Die Stadt Walsrode verwendet für die elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren als virtuelle Poststelle das Produkt "Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach" (EGVP). Dadurch wird die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen und vertraulichen (verschlüsselten) elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung eröffnet.
In Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 1 Niedersächsisches Verwaltungsverfahrensgesetz (NVwVfG) in Verbindung mit § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Die Stadt Walsrode eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der nachstehenden Grundsätze und Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung gelten.
Grundsätze der elektronischen Kommunikation
1. Formfreie Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig.
Diese können per E-Mail an alle veröffentlichten bzw. an die in Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen der Stadt Walsrode geschickt werden.
Verschlüsselte und/ oder signierte E-Mail im Rahmen von formfreien Vorgängen
Die Einrichtungen und Beschäftigten der Stadt Walsrode nehmen aus technischen und organisatorischen Gründen derzeit keine verschlüsselten oder signierten E-Mails entgegen.
Sollen zur Sicherung der Vertraulichkeit Informationen elektronisch verschlüsselt und/oder signiert an die Stadt Walsrode gesendet werden, so ist dafür das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) zu verwenden. Detaillierte Informationen stehen unter www.egvp.de zur Verfügung
Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:
- Adobe Acrobat bis Version 11.x (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)
- Textdateien im Format Microsoft Word bis Version 2010 (.doc/.docx)
- Tabellen im Format Microsoft Excel bis Version 2010 (.xls/.xlsx)
Von der Verwendung von Komprimierungsprogrammen bitten wir im Regelfall abzusehen, ansonsten ist das Format ZIP zu verwenden. Bei der Übermittlung abweichender Formate kann die Mail unter Umständen nicht bearbeitet werden. Die maximale Größe einer E-Mail darf zur Zeit 10 Megabyte nicht überschreiten. Bei Unklarheiten ist die Übertragung vorher mit dem Empfänger abzustimmen. Die unaufgeforderte Zusendung andersartiger Dateianhänge ist nicht erwünscht, eine weitere Bearbeitung kann aus organisatorischen Gründen nicht erfolgen.
2. Elektronische Rechnungen
3. Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw. die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie an die entsprechende Adresse der Stadt Walsrode rechtsverbindlich und sicher elektronisch schicken. Für den Empfang von verschlüsselten und/oder signierten Vorgängen oder Anfragen hat die Stadt Walsrode "eine Elektronische Posteingangsstelle" über die technische Plattform EGVP eröffnet.
Rahmenbedingungen für die Nutzung von EGVP: Dateiformate
Jede übermittelte Nachricht darf Dateianhänge (maximal 100 Anlagen) enthalten, jedoch darf eine maximale Größe von 30 MB nicht überschritten werden. Da nicht alle Dateiformate verarbeitet werden können, sind nur folgende gängige Formate zur Übermittlung zugelassen:
| Format | Version / Einschränkungen | Erstellung durch Programm (Beispiel) |
|---|---|---|
| ASCII (American Standard Code for Information Interchance) | Ohne Versionsbeschränkung als reiner Text ohne Formatierungscode und ohne Sonderzeichen |
Notepad |
| Unicode | Ohne Versionsbeschränkung | |
| Microsoft RTF (Rich Text Format) | Version 1.0 bis 1.6. ohne Erweiterung für Word 2000 |
Microsoft Word |
| Adobe Portable Document Format (PDF) | (sofern mit Adobe Reader 6.0 oder höher lesbar) | Adobe-Acrobat-Writer, Free-PDF |
| XML (Extensible Markup Language) | Sofern mit Internet Explorer 5.x oder höher darstellbar | |
| Microsoft Word | keine aktiven Komponenten Word 97, Word 2000 (Version 8 oder 9), Word XP |
Microsoft Word |
| Microsoft Excel | keine aktiven Komponenten Versionen 97 bis 2003 |
Microsoft Excel |
| Dokumentenformat der Textverarbeitung von Open Office | keine aktiven Komponenten |
Open Office |
| TIFF | Version 6 oder niedriger | Adobe Photoshop |
Die Angabe einer vollständigen und korrekten Absenderadresse in der übermittelten Visitenkarte ist zwingend erforderlich. Pseudonyme dürfen nicht verwendet werden.
Zugesendete, diesen Rahmenbedingungen nicht entsprechende Vorgänge erlangen keine Rechtsverbindlichkeit. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Stadt Walsrode. Rückmeldungen können elektronisch oder wie bisher per Briefpost erfolgen.